仕事が忙しくなってくるとやることが立て込んできます。
そして上司や先輩からは「いつできるの？」と聞かれます。
なんとなく雰囲気で「○○までにはやります」と答えるけれどなんとなく不安がある。
仕事の予定を立てなきゃいけないんだけれどどうやって立てればいいのか、考えればかんがえるほどわからなくなる。
どうすればいいのでしょうか。
脳科学を根拠にした営業スキルを身につけたい場合はこちらの記事をご参照ください。
仕事の予定の立て方がわからない！
仕事を依頼されたけど、いつまでになにをどうすればいいのかまったくわからない。
周りの人はみんな忙しそうに働いているから声をかけずらいし。
でもそうこうしていると「頼んでたあれ、いつまでにできるの？」と聞かれて慌ててしまうことになるし。
そうは言っても声をかけずらいし。
声をかけたとしても、いつも「何を言ってるかわからない」と言われるし。
仕事の予定をたてなきゃ、なんだけど。
人の助けを借りたい、なんだけど。
伝わらない；；
伝える術がない；；
いったい全体もうどうしたらいいのかわからなくなってきてしまった；；
なんていう状況になりますよね。
でも、もちろんそのまま手をこまねいて待っていていいわけではありません。
積極的に、主体的に動きましょう。
でもそれってどうすればいいの？
仕事の予定が立てられない
仕事の予定が立てられない。
まずこのときに確認すべきは「依頼された仕事が何をすべきなのか」本当にわかっているかどうかなのです。
依頼主の思いがあるはずなんですね。
○○を▼▼していついつまでにこうなるだろう、と。
そこの意識がずれていると事態は前に進みません。
とはいえ依頼主に確認しようにも忙しそうだし、いまさら聞いたら怒られるだろうし、と不安になることでしょう。
しかしこればかりは仕事である以上、仕方ないのです。
「依頼主の意図に従って何をすべきか」がわからなければ予定もたてようがありません。
自分の推測で意図を汲み取っても外れる可能性もありますしね。
日本は「忖度」などどいう相手の意図を汲み取る言葉が流行語になるくらいですから、実はとても意思疎通が行いにくい国なのかもしれません。
とぼやいていても始まらないのでなんとかして「依頼主の意図」を知る必要があります。
ではどうすればいいのかというと。
まず書き出してみる
まずはメモでもなんでもいいです。
自分の頭のなかにあることを吐き出してみましょう。
・依頼主はあの時ああ言ったからきっとそれはこういう意味だろう
・依頼主がこれを言ったのはこういう意味なのかしら
・依頼主はいつまでに成果を欲しがっているのか
などなど思いつく限りいろいろ書いてみましょう。
整理しやすいのは付箋紙ですね。
項目毎に付箋紙に記載してノートに貼る。
こうすることで付箋紙が蓄積され、ノートに貼っておけば後で見直して関係する項目毎にグループ分けすれば整理する方向にもっていけます。
これをスマホやパソコンなどの電子機器でやろうとすると大変ですね。
人間の頭の構造上、付箋紙メモ方法がもやもやした事柄を整理しやすいと思います。
書いた内容から予定に関する内容をピックアップする
・誰が、誰に対して
・いつまでに
・何を
・どのように
などいわゆる５Ｗ１Ｈに関する内容を整理します。
特に「誰が」の部分に関しては複数人が絡む仕事であれば人数の分、影響を意識します。
例えば「今自分がいつまでにこれを終わらせなければあの人が次にこれをできなくなってしまうよね」とかですね。
書いた内容は図や表にして一覧性を高める方向に整理していきます。
仕事の予定の立て方
頭のなかを吐き出して、５Ｗ１Ｈで整理したら依頼主や関係者に相談します。
「自分はこう思う」
と
「相手はこう思っている」
をすり合わせてまとめた資料を修正します。
例えば
自分としては○○までに終わればいい
と思っていたけれどよくよく話をきいたら
依頼主は▲▲までに終わって欲しい
と思っていた。
などですね。
このすり合わせを行わず自分の思いのみで作業をしてしまうと周りの人たちから
「あの人は勝手に何をしているんだろう」
と言われます。僕のように。
そしてすりあわせた内容は議事録としてまとめて関係者と共有します。
つまり
・自分の考えをまとめる
・人と意識をあわせる
・作業する
の順番ですね。
お互いに気をつけましょう。
また人に声をかけやすくするには「一声」が大事です。
朝の挨拶をきちんと交わす。
他の人が話している内容に耳を傾けて入っていけそうな内容だったら「それってこういうことだよね～」などと声をかけてみる。
など心がけてみてください。
社会では言われてみると当たり前なことがとても大事だったりするのですね。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
仕事の予定を早く共有しないと徐々に追い詰められていきます。
仕事が嫌にならないように、仕事内容やスケジュールをきっちり共有して楽しく働きましょう。
自戒の意味もこめて；；
それでは、よいサラリーマンライフを。
また別の記事にてお会いいたしましょう。